teksten & publiciteit

KNOWHOW-CENTRUM

Het dbj-principe voor het schrijven van informatief-promotionele teksten

door ing. Jan Everink

Het schrijven van een informatief-promotionele tekst kan worden beschouwd als het nader uitwerken van een "message" of boodschap. Daarom is allereerst een goed kopijconcept nodig, een korte formulering van de boodschap die je in de tekst tot uitdrukking wilt brengen. Met de te schrijven tekst gaat het er vervolgens om mr duidelijkheid over deze boodschap te verschaffen, de belangrijkheid ervan te benadrukken en de juistheid ervan aannemelijk te maken.


Kopijconcept formuleren

Het formuleren en noteren van een kopijconcept is de eerste stap bij het schrijven van een informatief-promotionele tekst volgens het dbj-principe. In het kopijconcept leg je voor jezelf vast welke boodschap je wilt overbrengen.

Informatief-promotionele teksten spelen een steeds belangrijker rol in de samenleving. Ze vinden onder meer toepassing in de reclame, de p.r. en de voorlichting. Bij een informatief-promotionele tekst gaat het er om dat een bepaalde boodschap wordt overgebracht naar en geaccepteerd door een doelgroep. Toepassing van het dbj-principe maakt het mogelijk om vlot hoge-kwaliteit informatief-promotionele teksten te schrijven. De letters dbj staan voor duidelijkheid, belangrijkheid en juistheid.

Op de eerste plaats moet duidelijkheid betreffende de boodschap worden gecreerd. Dat doe je door begrijpelijke informatie te verstrekken. Uiteenlopende feiten kunnen de boodschap voor de lezer meer realiteit geven en daardoor duidelijker maken. Ook door met de boodschap verband houdende speciale terminologie te verklaren en toe te lichten kan duidelijkheid worden verschaft.
Verder is in het algemeen nodig dat je de lezer overtuigt van de belangrijkheid van de boodschap. Als de lezer je boodschap niet belangrijk vindt zal hij de tekst immers waarschijnlijk niet van begin tot eind lezen.
En ten derde moet in veel gevallen de juistheid van de boodschap aannemelijk worden gemaakt. Er wordt vandaag de dag immers zoveel beweerd en geschreven; daarom wil de lezer argumenten horen voor de juistheid van je boodschap.

Het dbj-principe houdt dus in dat het schrijven van een tekst bestaat uit het nader uitwerken van een "message", waarbij deze boodschap wordt verduidelijkt en het belang en de juistheid ervan met feiten worden onderbouwd.

Maar om dat te kunnen doen moet je allereerst de essentie van de boodschap in een paar zinnen onder woorden brengen. Zo'n korte omschrijving van waar de te schrijven tekst over zal gaan is het kopijconcept. Zodra het kopijconcept is geformuleerd kun je beginnen met research. Daarbij kan een onderverdeling worden toegepast in nieuwsgaring en evaluatie. Tijdens de research zul je mogelijk het kopijconcept nog aanpassen. Soms blijkt het door de nieuwe inzichten waarover je dankzij de research beschikt verbeterd te kunnen worden.


Researchfase 1: nieuwsgaring

De eerste fase van de research, de nieuwsgaring, bestaat uit het zoeken van informatie die mogelijk van belang kan zijn voor het vinden van waardevolle nieuwsfeiten. Elk gegeven waarmee je de boodschap kunt verduidelijken, of waarmee je de belangrijkheid of de juistheid van de boodschap kunt aantonen of aannemelijk maken, is een waardevol nieuwsfeit. Het creren van een informatief-promotionele tekst bestaat voornamelijk uit het vinden en verwoorden van waardevolle nieuwsfeiten. Als je in de tekst een nieuw product beschrijft dan zijn bijvoorbeeld alle voordelen en pluspunten van dit product waardevolle nieuwsfeiten.

Voor het vinden van waardevolle nieuwsfeiten is allereerst nieuwsgaring nodig, het verzamelen van mogelijk van belang zijnde informatie. Dat gaat vaak het gemakkelijkst door webresearch. Op het web is tegenwoordig over vrijwel ieder onderwerp informatie te vinden.

Maak van de gevonden webpagina's afdrukken en verzamel deze in een mapje. Ook kun je natuurlijk tijdens het zoeken op het web notities maken en die aan het mapje toevoegen. Nieuwsgaring is dus eenvoudig het verzamelen en in een mapje doen van documenten en notities die mogelijk interessant zijn voor de te schrijven tekst.

Dit documentatie-mapje gebruik je bij de volgende fase van de research: de evaluatie. Van ieder gegeven moet worden beoordeeld of het bruikbaar is om de boodschap waar het om gaat duidelijker te maken, de belangrijkheid van de boodschap te benadrukken en/of de juistheid ervan aannemelijk te maken.


Researchfase 2: evaluatie

Na de nieuwsgaring begint het belangrijke tweede onderdeel van de research: het evalueren van de informatie in het documentatie-mapje. Op de eerste plaats is van belang dat je de informatie die van belang kan zijn volledig begrijpt. Dit lijkt vanzelfsprekend maar in de praktijk is het niet begrijpen van gelezen informatie de wellicht belangrijkste barrire voor het vlot schrijven van goede teksten.

Als je een bepaalde zin niet helemaal goed begrijpt moet je deze zin voor jezelf verhelderen. Veelal is dit een kwestie van terminologie-verklaring. Vaak is het voldoende om de definitie van een onbekende term in een naslagwerk op te zoeken. In andere gevallen moet je uitgebreidere webresearch doen om te achterhalen wat er bedoeld wordt.

Let vooral op woorden die op het web en in de bestaande literatuur heel vaak worden gebruikt zonder dat ze ergens worden gedefinieerd. Opheldering van zo'n term is dan noodzakelijk. Je kunt er niet aan ontkomen dergelijke woorden in de tekst te gebruiken, want het zijn interesse-termen die door het lezerspubliek met het betreffende onderwerp worden geassocieerd.

Als auteur moet je nauwkeurig weten welke betekenis ieder woord heeft want alleen zo kun je bij het schrijven steeds de woorden kiezen die het duidelijkst weergeven wat je wilt overbrengen. Door taalbewust te zijn krijg je steeds meer gevoel voor nuance-verschillen in de betekenis van woorden. Synoniemen hebben nooit exact dezelfde betekenis. Ieder woord drukt net weer even iets anders uit. De emotionele klank die een woord heeft speelt immers ook een rol, en deze gevoelswaarde is voor ieder woord weer anders.

Door terminologische onduidelijkheden die je bij het lezen tegenkomt op te lossen neemt je kennis over de betekenis en de gevoelswaarde van woorden steeds meer toe. Je wordt steeds meer taalbewust, hetgeen de kwaliteit van je teksten in hoge mate ten goede zal komen.


Niet laten meeslepen door problemen

Maar je hoeft niet alle problemen die je bij het evalueren van de documentatie tegenkomt op te lossen. Wanneer je op een probleem stuit stel jezelf dan de vraag of de oplossing ervan werkelijk nodig is. Dat is alleen het geval als dit probleem een barrire vormt om de rest van de documentatie te kunnen begrijpen, of als de oplossing van het probleem een waardevol nieuwsfeit kan vormen.

Alleen als de oplossing nuttig of noodzakelijk is ga je het probleem te lijf door te zoeken naar definities van woorden en verduidelijkende feiten. Laat je niet meeslepen door problemen die niet om de genoemde redenen opgelost moeten worden. De geest wordt aangetrokken door problemen, maar als auteur van een informatief-promotionele tekst moet je de kunst verstaan je problemen zelf uit te kiezen. Veel problemen laat je gewoon links liggen. Het zou te veel tijd kosten als je jezelf zou laten meeslepen door alle problemen die je tegenkomt.

De evaluatie heeft tot doel zoveel mogelijk waardevolle nieuwsfeiten op basis van de beschikbare informatie te vinden. Afhankelijk van het soort tekst dat je gaat schrijven gaat het vooral om informatie voor meer duidelijkheid betreffende de boodschap, voor het benadrukken van de belangrijkheid van de boodschap of ter onderbouwing van de juistheid van de boodschap. Verspil dus bij de evaluatie geen tijd aan gegevens die niets met het kopijconcept te maken hebben of die geen nuttige informatie bevatten. Zoek naar geschikte waardevolle nieuwsfeiten en markeer deze op de een of andere wijze in de documentatie.


Doelgroepgericht denken

Meestal staan de waardevolle nieuwsfeiten niet kant-en-klaar in de documentatie beschreven. Je treft in de beschikbare literatuur bijvoorbeeld veelal wel uiteenlopende technische gegevens over een product aan, maar de voordelen daarvan komen vaak niet voldoende naar voren. Daarom zijn je eigen conclusies en inzichten van belang. Noteer dus ieder idee dat bij je opkomt onmiddellijk. Verplaats jezelf in de situatie van de doelgroep, vraag je af welke feiten waarschijnlijk interesse opwekken en noteer daar je eigen ideen bij.

Tijdens de evaluatie voor een te schrijven commercile tekst is van belang dat je de wensen en problemen van de potentile gebruiker van het product kent. Door je in te leven in de wereld van de gebruiker kun je je voorstellen hoe het zou zijn als je dit product zlf tot je beschikking had. Zo kom je op ideen over praktische mogelijkheden en voordelen. Als je een informatief-promotionele tekst schrijft moet je niet alleen je doelgroep kennen, je moet er in feite dl van uitmaken.


Communicatie met specialist

Wanneer het niet lukt om over een onduidelijk maar relevant aspect door verdere research de gewenste verheldering te bereiken is het nodig met een deskundige contact op te nemen. Vaak is er in de organisatie waar je (voor) werkt wel iemand aanwezig die veel over het betreffende onderwerp weet. Maar ga pas met die specialist praten als je alle beschikbare informatie goed hebt bestudeerd.

Stel vr je contact opneemt een vragenlijstje op. Daarop moeten niet teveel vragen voorkomen. Evalueer de belangrijkheid van de vragen; als er teveel zijn schrap dan de minder belangrijke. Belangrijke vragen zijn alleen die vragen waarmee je meer informatie hoopt te krijgen over een aspect dat voor de te schrijven tekst van belang is, dus een aspect dat betrekking heeft op de duidelijkheid, belangrijkheid en/of juistheid van het kopijconcept.

Begin met de makkelijke vragen. Daarmee zorg je dat het gesprek vlot op gang komt. Blijf in het begin dus op stevige grond van zaken waarover gemakkelijk duidelijkheid en overeenstemming kan worden bereikt. Pas daarna begin je met de wat moeilijker kwesties, zoals het vragen van nadere uitleg over vage maar mogelijk toch belangrijke gedeelten in de documentatie.

Als er tijdens het gesprek nieuwe interessante informatie naar voren komt verzuim dan niet daar meer details over te vragen. Je vragenlijstje is een hulpmiddel; het mag je er niet van weerhouden een werkelijk interessant gesprek te voeren, waarbij mogelijk belangrijke nieuwe aspecten aan de orde komen. Zorg altijd dat het gesprek plezierig eindigt. Laat er geen twijfel over bestaan dat je het waardeert dat de gesprekspartner je nuttige informatie heeft verstrekt.


Schrijven

Lees vr je gaat schrijven de als belangrijk gemarkeerde gedeelten in je documentatiemapje, en ook je eigen aantekeningen, nog eens zorgvuldig door. Door de gevonden waardevolle nieuwsfeiten in je geheugen op te nemen wordt het schrijfproces vergemakkelijkt. Hoe meer schrijfstof je kant-en-klaar in je geheugen beschikbaar hebt hoe gemakkelijker en sneller je schrijft.

Sommige ervaren auteurs hebben hun geheugen zo goed ontwikkeld dat ze de ideen die tijdens de evaluatie opkomen niet hoeven te noteren. Ze herinneren zich deze gegevens zodra ze bij het schrijven nodig zijn. Maar zolang je er niet volkomen zeker van bent dat je daartoe in staat bent maak dan tijdens de nieuwsgaring en de evaluatie notities van al je ideen. Wat op papier staat is aan de vergetelheid onttrokken.

Het is raadzaam om vr je gaat schrijven een eenvoudig schema voor de opbouw van de tekst te maken. Zo'n schema bestaat uit voorlopige kopjes voor de hoofdstukjes van het verhaal. Kopijconcept en schema vormen tezamen een praktisch richtsnoer bij het schrijven. Maar aarzel niet om het schema tijdens het schrijven eventueel weer te veranderen. Tijdens het schrijven kom je waarschijnlijk op nieuwe ideen voor waardevolle nieuwsfeiten en daarom mag je creativiteit als auteur niet door een strakke tevoren gemaakte indeling worden belemmerd. Het schema is niet meer dan een voorlopig plan.

Het gaat erom, samenvattend, dat je vr je gaat schrijven zorgt dat je beschikt over voldoende schrijfstof, dat wil zeggen over een goed kopijconcept en veel waardevolle nieuwsfeiten om deze boodschap toe te lichten en te onderbouwen.