Het schrijven van een
informatief/promotionele tekst kan worden beschouwd als het nader uitwerken
van een "message" of boodschap. Daarom is allereerst een goed
kopijconcept nodig, een korte formulering van de boodschap die u in de tekst
tot uitdrukking wilt brengen. Met de te schrijven tekst
gaat het er vervolgens om méér duidelijkheid over deze boodschap te
verschaffen, de belangrijkheid ervan te benadrukken en de juistheid
ervan aannemelijk te maken.
Het formuleren en noteren van een kopijconcept is de eerste stap bij het schrijven van een informatief/promotionele tekst volgens het dbj-principe. In het kopijconcept legt u voor uzelf vast welke boodschap u wilt overbrengen.
Informatief/promotionele teksten spelen een steeds belangrijker rol in de samenleving. Ze vinden onder meer toepassing in de reclame, de p.r. en de voorlichting. Bij een informatief/promotionele tekst gaat het er om dat een bepaalde boodschap wordt overgebracht naar en geaccepteerd door een doelgroep. Toepassing van het dbj-principe maakt het mogelijk om vlot hoge-kwaliteit informatief/promotionele teksten te schrijven. De letters dbj staan voor duidelijkheid, belangrijkheid en juistheid.
Op de eerste plaats moet
duidelijkheid betreffende de boodschap worden gecreëerd. Dat doet u
door begrijpelijke informatie te verstrekken. Uiteenlopende feiten kunnen de
boodschap voor de lezer meer realiteit geven en daardoor duidelijker maken.
Ook door met de boodschap verband houdende speciale terminologie te
verklaren en toe te lichten kan duidelijkheid worden verschaft.
Verder is in het algemeen nodig
dat u de lezer overtuigt van de belangrijkheid van de boodschap. Als de lezer
uw boodschap niet belangrijk vindt zal hij de tekst immers
waarschijnlijk niet van begin tot eind lezen.
En ten derde moet in veel gevallen de juistheid van de boodschap aannemelijk
worden gemaakt. Er
wordt vandaag de dag immers zoveel beweerd en geschreven; daarom wil de
lezer argumenten horen voor de juistheid van uw boodschap.
Het dbj-principe houdt dus in dat het schrijven van een tekst bestaat uit het nader uitwerken van een "message", waarbij deze boodschap wordt verduidelijkt en het belang en de juistheid ervan met feiten worden onderbouwd.
Maar om dat te kunnen doen moet u allereerst de essentie van de boodschap
in een paar zinnen onder woorden brengen. Zo'n korte omschrijving van waar
de te schrijven tekst over zal gaan is uw kopijconcept. Zodra het
kopijconcept is geformuleerd kunt u beginnen met research. Daarbij kan een
onderverdeling worden toegepast in nieuwsgaring en evaluatie. Tijdens de
research zult u mogelijk het kopijconcept nog aanpassen. Soms blijkt het
door de nieuwe inzichten waarover u dankzij uw research beschikt verbeterd te
kunnen worden.
De eerste fase van de research, de nieuwsgaring, bestaat uit het zoeken van informatie die mogelijk van belang kan zijn voor het vinden van waardevolle nieuwsfeiten. Elk gegeven waarmee u de boodschap kunt verduidelijken, of waarmee u de belangrijkheid of de juistheid van de boodschap kunt aantonen of aannemelijk maken, is een waardevol nieuwsfeit. Het creëren van een informatief/promotionele tekst bestaat voornamelijk uit het vinden en verwoorden van waardevolle nieuwsfeiten. Als u in uw tekst een nieuw product beschrijft dan zijn bijvoorbeeld alle voordelen en pluspunten van dit product waardevolle nieuwsfeiten.
Voor het vinden van waardevolle nieuwsfeiten is allereerst nieuwsgaring nodig, het verzamelen van mogelijk van belang zijnde informatie. Dat gaat vaak het gemakkelijkst door webresearch. Op het web is tegenwoordig over vrijwel ieder onderwerp informatie te vinden.
Maak van de gevonden webpagina's afdrukken en verzamel deze in een mapje. Ook kunt u natuurlijk tijdens het zoeken op het web notities maken en die aan het mapje toevoegen. Nieuwsgaring is dus eenvoudig het verzamelen en in een mapje doen van documenten en notities die mogelijk interessant zijn voor de te schrijven tekst.
Dit documentatie-mapje gebruikt u bij de volgende fase van de research: de evaluatie. Van ieder gegeven moet worden beoordeeld of het bruikbaar is om de boodschap waar het om gaat duidelijker te maken, de belangrijkheid van de boodschap te benadrukken en/of de juistheid ervan aannemelijk te maken.
Na de nieuwsgaring begint het belangrijke tweede onderdeel van de research: het evalueren van de informatie in het documentatie-mapje. Op de eerste plaats is van belang dat u de informatie die van belang kan zijn volledig begrijpt. Dit lijkt vanzelfsprekend maar in de praktijk is het niet begrijpen van gelezen informatie de wellicht belangrijkste barrière voor het vlot schrijven van goede teksten.
Als u een bepaalde zin niet helemaal goed begrijpt moet u deze zin voor uzelf verhelderen. Veelal is dit een kwestie van terminologie-verklaring. Vaak is het voldoende om de definitie van een onbekende term in een naslagwerk op te zoeken. In andere gevallen moet u uitgebreidere webresearch doen om te achterhalen wat er bedoeld wordt.
Let vooral op woorden die op het web en in de bestaande literatuur heel vaak worden gebruikt zonder dat ze ergens worden gedefinieerd. Opheldering van zo'n term is dan noodzakelijk. U kunt er niet aan ontkomen dergelijke woorden in uw tekst te gebruiken, want het zijn interesse-termen die door het lezerspubliek met het betreffende onderwerp worden geassocieerd.
Als auteur moet u nauwkeurig weten welke betekenis ieder woord heeft want alleen zo kunt u bij het schrijven steeds de woorden kiezen die het duidelijkst weergeven wat u wilt overbrengen. Door taalbewust te zijn krijgt u steeds meer gevoel voor nuance-verschillen in de betekenis van woorden. Synoniemen hebben nooit exact dezelfde betekenis. Ieder woord drukt net weer even iets anders uit. De emotionele klank die een woord heeft speelt immers ook een rol, en deze gevoelswaarde is voor ieder woord weer anders.
Door terminologische onduidelijkheden die u bij het lezen tegenkomt op te lossen neemt uw kennis
over de betekenis en de gevoelswaarde van woorden steeds meer toe. U wordt steeds meer taalbewust,
hetgeen de kwaliteit van uw teksten in hoge mate ten goede zal komen.
U hoeft echter niet alle problemen die u bij het evalueren van uw documentatie tegenkomt op te lossen. Wanneer u op een probleem stuit stel uzelf dan de vraag of de oplossing ervan werkelijk nodig is. Dat is alleen het geval als dit probleem een barrière vormt om de rest van de documentatie te kunnen begrijpen, of als de oplossing van het probleem een waardevol nieuwsfeit kan vormen.
Alleen als de oplossing nuttig of noodzakelijk is gaat u het probleem te lijf door te zoeken naar definities van woorden en verduidelijkende feiten. Laat u niet meeslepen door problemen die niet om de genoemde redenen opgelost moeten worden. De geest wordt aangetrokken door problemen, maar als auteur van een informatief/promotionele tekst moet u de kunst verstaan uw problemen zelf uit te kiezen. Veel problemen laat u gewoon links liggen. Het zou u te veel tijd kosten als u zich zou laten meeslepen door alle problemen die u tegenkomt.
De evaluatie heeft tot doel zoveel
mogelijk waardevolle nieuwsfeiten op basis van de beschikbare informatie te vinden. Afhankelijk van het soort tekst dat u gaat schrijven gaat het vooral
om informatie voor meer duidelijkheid betreffende de boodschap, voor
het benadrukken van de belangrijkheid van de boodschap of ter onderbouwing van de
juistheid van de
boodschap. Verspil dus bij de evaluatie geen tijd aan gegevens die niets met het
kopijconcept te maken hebben of die geen nuttige informatie bevatten. Zoek
naar geschikte waardevolle nieuwsfeiten en markeer deze op de een of andere wijze in de
documentatie.
Meestal staan de waardevolle nieuwsfeiten niet kant-en-klaar in de documentatie beschreven. U treft in de beschikbare literatuur bijvoorbeeld veelal wel uiteenlopende technische gegevens over een product aan, maar de voordelen daarvan komen vaak niet voldoende naar voren. Daarom zijn uw eigen conclusies en inzichten van belang. Noteer dus ieder idee dat bij u opkomt onmiddellijk. Verplaats u in gedachten in de situatie van de doelgroep, vraag u af welke feiten waarschijnlijk interesse opwekken en noteer daar uw eigen ideeën bij.
Tijdens de evaluatie voor een te schrijven commerciële tekst is van belang
dat u de
wensen en problemen van de potentiële gebruiker van het product kent. Door u in te
leven in de wereld van de gebruiker kunt u zich voorstellen hoe het zou zijn
als u dit product zélf tot uw beschikking had. Zo komt u op ideeën over
praktische mogelijkheden en voordelen. Als u een informatief/promotionele tekst schrijft moet u niet
slechts uw doelgroep kennen, u moet er in feite déél van uitmaken.
Wanneer het niet lukt om over een onduidelijk maar relevant aspect door verdere research de gewenste verheldering te bereiken is het nodig met een deskundige contact op te nemen. Vaak is er in de organisatie waar u (voor) werkt wel iemand aanwezig die veel over het betreffende onderwerp weet. Ga echter pas met die specialist praten als u alle beschikbare informatie goed hebt bestudeerd.
Stel vóór u contact opneemt een vragenlijstje op. Daarop moeten niet teveel vragen voorkomen. Evalueer de belangrijkheid van de vragen; als er teveel zijn schrap dan de minder belangrijke. Belangrijke vragen zijn alleen die vragen waarmee u meer informatie hoopt te krijgen over een aspect dat voor de te schrijven tekst van belang is, dus een aspect dat betrekking heeft op de duidelijkheid, belangrijkheid en/of juistheid van het kopijconcept.
Begin met de makkelijke vragen. Daarmee zorgt u dat het gesprek vlot op gang komt. Blijf aanvankelijk dus op stevige grond van zaken waarover gemakkelijk duidelijkheid en overeenstemming kan worden bereikt. Pas daarna begint u met de wat moeilijker kwesties, zoals het vragen van nadere uitleg over vage maar mogelijk toch belangrijke gedeelten in de documentatie.
Als er tijdens het gesprek nieuwe
interessante informatie naar voren komt verzuim dan niet daar meer details
over te vragen. Uw vragenlijstje is een hulpmiddel; het mag u er niet van
weerhouden een werkelijk interessant gesprek te voeren, waarbij mogelijk belangrijke nieuwe
aspecten aan de orde komen. Zorg altijd dat het gesprek plezierig
eindigt. Laat er geen twijfel over bestaan dat u het waardeert dat de gesprekspartner u nuttige
informatie heeft verstrekt.
Lees vóór u gaat schrijven de als belangrijk gemarkeerde gedeelten in uw documentatiemapje, en ook uw eigen aantekeningen, nog eens zorgvuldig door. Door de gevonden waardevolle nieuwsfeiten in uw geheugen op te nemen wordt het schrijfproces vergemakkelijkt. Hoe meer schrijfstof u kant-en-klaar in uw geheugen beschikbaar heeft hoe gemakkelijker en sneller u schrijft.
Sommige ervaren auteurs hebben hun geheugen zo goed ontwikkeld dat ze de ideeën die tijdens de evaluatie opkomen niet hoeven te noteren. Ze herinneren zich deze gegevens zodra ze bij het schrijven nodig zijn. Maar zolang u er niet volkomen zeker van bent dat u daartoe in staat bent maak dan tijdens de nieuwsgaring en de evaluatie notities van al uw ideeën. Wat op papier staat is aan de vergetelheid onttrokken.
Het is raadzaam om vóór u gaat schrijven een eenvoudig schema voor de opbouw van de tekst te maken. Zo'n schema bestaat uit voorlopige kopjes voor de hoofdstukjes van het verhaal. Kopijconcept en schema vormen tezamen een praktisch richtsnoer bij het schrijven. Maar aarzel niet om het schema tijdens het schrijven eventueel weer te veranderen. Tijdens het schrijven komt u waarschijnlijk op nieuwe ideeën voor waardevolle nieuwsfeiten en daarom mag uw creativiteit als auteur niet door een strakke tevoren gemaakte indeling worden belemmerd. Het schema is niet meer dan een voorlopig plan.
Het gaat erom, samenvattend, dat u vóór u gaat schrijven zorgt dat u beschikt over voldoende schrijfstof, dat wil zeggen over een goed kopijconcept en veel waardevolle nieuwsfeiten om deze boodschap toe te lichten en te onderbouwen.
|
|
|
Bureau Everink ~ Bankierbaan 66 ~ 1315 LB Almere ~ tel. 036-5341954 ~ fax 036-5338705 |
| Copyright
© 2011 Bureau Everink |
door ing. Jan Everink